Comment soumettre un dossier de remboursement QualiRépar à Ecosystem

Une fois votre habilitation Ecosystem obtenue, chaque réparation éligible vous donne droit à un remboursement du bonus. Mais si la facture n'est pas correctement renseignée, ou si la soumission dépasse le délai, le remboursement sera refusé. Ce guide vous explique la procédure complète, étape par étape, pour soumettre vos dossiers sans erreur et être remboursé dans les meilleurs délais.

Avant la réparation : préparer le terrain

Un dossier bien préparé commence avant même de toucher à l'appareil. Quelques vérifications à faire au moment de l'accueil du client :

• Vérifier que la marque est bien adhérente à Ecosystem : connectez-vous à votre espace réparateur et recherchez la marque. Si elle n'est pas listée, le bonus ne s'applique pas pour cet appareil.
• Confirmer la catégorie d'appareil : lave-linge, sèche-linge, réfrigérateur, etc. Assurez-vous que la catégorie est bien couverte par votre habilitation.
• Relever le numéro de série : il sera obligatoire sur la facture. Notez-le dès l'accueil de l'appareil.
• Confirmer que le client est un particulier : le bonus est réservé aux particuliers. Un client professionnel (restaurant, gîte, etc.) ne peut pas en bénéficier.

Les mentions obligatoires sur votre facture

La facture est le document central du dossier de remboursement. Elle doit comporter un ensemble de mentions précises — l'absence d'une seule peut entraîner le rejet de la demande.

Informations sur le réparateur

• Nom et raison sociale de votre entreprise
• Numéro SIRET
• Adresse de l'atelier
• Numéro d'habilitation QualiRépar (attribué par Ecosystem)

Informations sur le client

• Nom et prénom du client
• Adresse du client

Informations sur l'appareil

• Marque de l'appareil
• Type et modèle (ex. lave-linge frontale 7 kg)
• Numéro de série (ou numéro de modèle si le numéro de série est illisible)

Informations sur la réparation

• Description de la panne constatée
• Description des opérations effectuées
• Références des pièces utilisées (marque, référence, origine : neuve ou PIEC)
• Montant HT de la main-d'œuvre
• Montant HT des pièces
• TVA applicable
• Montant du bonus QualiRépar déduit (ex. « Bonus réparation Ecosystem : -25,00 € »)
• Montant total TTC payé par le client

La procédure de soumission sur la plateforme Ecosystem

1. Connectez-vous à votre espace réparateur
   Rendez-vous sur le portail réparateur Ecosystem (ecosystem.eco) et connectez-vous avec vos identifiants. Si vous avez oublié votre mot de passe, un lien de réinitialisation est disponible sur la page de connexion.
2. Accédez à la section "Soumettre une demande"
   Dans votre tableau de bord, cliquez sur le bouton prévu pour la soumission d'un nouveau dossier de remboursement.
3. Renseignez les informations de la réparation
   Saisissez les informations demandées : date de la réparation, marque et type d'appareil, numéro de série, catégorie, montant total de la facture, montant du bonus appliqué.
4. Importez la facture
   Téléchargez votre facture au format PDF ou image (JPG, PNG). Le fichier doit être lisible — évitez les photos floues ou trop sombres. La taille maximale acceptée est généralement de 5 Mo.
5. Validez et soumettez
   Vérifiez le récapitulatif avant de valider. Une fois soumis, vous recevez un accusé de réception par e-mail avec un numéro de dossier à conserver.
6. Suivez l'état de votre dossier
   Depuis votre espace, vous pouvez suivre l'avancement de chaque dossier : soumis, en cours d'examen, validé, ou rejeté avec motif.

Délais à respecter

Un point critique que de nombreux réparateurs négligent : les factures doivent être soumises dans un délai limité après la date de réparation. Ce délai est généralement de 90 jours. Passé ce délai, votre demande sera automatiquement rejetée, sans possibilité de recours.

Délais de remboursement

Une fois votre dossier validé, le remboursement intervient généralement sous 30 à 45 jours, par virement sur le compte bancaire renseigné lors de votre habilitation. Si vous changez de compte bancaire, mettez à jour votre RIB dans votre espace réparateur avant de soumettre de nouvelles demandes.

Que faire en cas de rejet ?

Si votre dossier est rejeté, Ecosystem vous en informe par e-mail avec le motif de rejet. Les raisons les plus fréquentes sont :

• Mention obligatoire manquante sur la facture
• Numéro de série illisible ou absent
• Marque non adhérente à Ecosystem
• Facture soumise hors délai
• Pièces d'occasion non éligibles utilisées

Selon le motif, vous pourrez parfois soumettre un dossier corrigé. Pour éviter ces situations, consultez notre article sur les erreurs à éviter avec QualiRépar.

Vous travaillez aussi avec des marques affiliées à Ecologic ? Consultez notre guide parallèle : → Soumettre un dossier à Ecologic.